M1602 Support à l'entreprise Service public, défense et sécurité

Secrétaire administratif

Le secrétaire administratif de collectivité territoriale assure la gestion administrative, organisationnelle et réglementaire d'une structure publique locale (mairie, département, région, établissement public territorial). Assure le traitement, le suivi et le classement des dossiers administratifs Rédige les courriers, comptes rendus, arrêtés et actes administratifs Organise les réunions, commissions et instances délibératives (convocations, ordres du jour, procès-verbaux) Accueille et informe les usagers ainsi que les partenaires institutionnels Contrôle la conformité des documents et veille au respect des procédures réglementaires

Compétences principales

Mettre à jour un dossier, une base de données Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier Gérer les agendas et planifier des rendez-vous Maintenir à jour les dossiers administratifs Assurer la gestion administrative d'une activité

Aussi appelé

Adjoint administratif / Adjointe administrative (guichet)Agent administratif / Agente administrative de l'EtatAssistant administratif / Assistante administrative des collectivités territorialesEmployé administratif / Employée administrative (accueil)Employé administratif / Employée administrative (guichet)Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaireSecrétaire d'administration scolaire et universitaire -SASU-

Comment y accéder

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine administratif. Il est généralement exercé après la réussite à un concours de la fonction publique territoriale, notamment celui de rédacteur territorial ou d'adjoint administratif principal.

Compétences

Savoir-faire

Management

Organiser des déplacements professionnels

Data et Nouvelles technologies

Mettre à jour un dossier, une base de données

Production, Fabrication

Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrierRéaliser des travaux de reprographie

Gestion des stocks

Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements

Logistique

Gérer les réservations de salles et de matérielOrganiser le traitement des commandes

Gestion administrative et comptable

Gérer les agendas et planifier des rendez-vousMaintenir à jour les dossiers administratifsOrganiser l'agenda des réunionsOrganiser un rétroplanningRéalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)Utiliser une messagerie sécurisée

Pilotage et maîtrise des coûts

Assurer la gestion administrative d'une activité

Gestion et contrôle

Mettre en forme un document

Droit, contentieux et négociation

Gérer des réclamations et litigesVeiller au respect des procédures et réglementations en vigueurVeiller au respect des échéances administratives

Relation client

Accueillir, orienter, renseigner un public

Communication

Effectuer un reporting régulier à la hiérarchieRépondre aux demandes d'information internes et externes

Organisation

Archiver des dossiers et documents de référenceAssurer la confidentialité des donnéesClasser des documentsCorriger et mettre en forme un documentNumériser des documents, médias ou supports techniquesPrioriser des tâches en fonction des urgences et des besoinsUtiliser les outils numériques