Assistant administratif
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation. Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
Compétences principales
Organiser des déplacements professionnels Mettre à jour un dossier, une base de données Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau Gérer les réservations de salles et de matériel Participer à l'organisation d'événements internes
Aussi appelé
Agent administratif / Agente administrativeAssistant / Assistante chef de projetAssistant / Assistante de gestion administrativeAssistant / Assistante de gestion d'entrepriseAssistant / Assistante qualité servicesAssistant administratif / Assistante administrative de projetAuxiliaire de bureauChargé / Chargée de voyages en entrepriseEmployé / Employée aux archivesEmployé / Employée de bureauEmployé administratif / Employée administrativeGestionnaire administratif / Gestionnaire administrative +8
Comment y accéder
Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac à Bac+3 en dans le domaine administratif ou commercial. La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
Compétences
Savoir-faire
Management
Organiser des déplacements professionnels
Data et Nouvelles technologies
Mettre à jour un dossier, une base de donnéesRenseigner, mettre à jour une documentation techniqueSaisir des documents juridiques
Gestion des stocks
Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnementsAssurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau
Logistique
Gérer les réservations de salles et de matérielParticiper à l'organisation d'événements internes
Gestion administrative et comptable
Contribuer à la gestion des ressources humainesGérer les agendas et planifier des rendez-vousMaintenir à jour les dossiers administratifsOrganiser des réunions et rédiger les comptes rendusPréparer et suivre les dossiers de facturationRéalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)Réaliser la gestion administrative du personnelUtiliser une messagerie sécurisée
Pilotage et maîtrise des coûts
Assurer la gestion administrative d'une activité
Droit, contentieux et négociation
Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en coursVeiller au respect des échéances administratives
Relation client
Accueillir, orienter, renseigner un publicOrganiser l'accueil des visiteursRépondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
Communication
Effectuer un reporting régulier à la hiérarchieRépondre aux demandes d'information internes et externes
Organisation
Archiver des dossiers et documents de référenceAssurer la confidentialité des donnéesClasser des documentsUtiliser les outils numériques
Savoir-être professionnels
Faire preuve de rigueur et de précisionFaire preuve de réactivitéOrganiser son travail selon les priorités et les objectifs
Contexte de travail
Statut d'emploi
Salarié secteur privé (CDI, CDD) Salarié secteur public
Conditions de travail et risques professionnels
Déplacements professionnels En contact avec du public Possibilité de télétravail
Horaires et durée du travail
Travail en journée
Types de structures
Association Entreprises et milieux professionnels
