M1604 Support à l'entreprise

Assistant

L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise. Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.) Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus

Aussi appelé

Assistant / Assistante de direction bilingueAssistant / Assistante de direction trilingueAssistant / Assistante de managerAttaché / Attachée de directionSecrétaire de directionSecrétaire de direction bilingueSecrétaire de direction trilingue

Comment y accéder

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion. La pratique d'une langue étrangère peut être demandée.

Compétences

Savoir-faire

Management

Animer, coordonner une équipeCoordonner les activités entre différents départements

Communication, Multimédia

Assurer la coordination des voyages d'affairesCréer, organiser ou coordonner un évènementDéfinir une stratégie de communicationGérer la communication interne et externe

Qualité

Contrôler la conformité des procédures internes

Gestion des stocks

Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements

Gestion administrative et comptable

Maintenir à jour les dossiers administratifsPréparer les dossiers pour les réunions de directionRéalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)Rédiger un compte rendu de réunionRédiger un rapport, un compte rendu d'activitéRédiger un écrit professionnelTenir à jour des agendas personnels et partagésUtiliser une messagerie sécurisée

Pilotage et maîtrise des coûts

Assurer la gestion administrative d'une activité

Droit, contentieux et négociation

Appliquer un cadre juridique ou réglementaireSuivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Relation client

Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants

Développement commercial

Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise

Communication

Planifier et organiser des réunionsRelayer de l'information

Organisation

Assurer la confidentialité des échanges et informationsClasser des documentsCollecter et analyser des données, des informationsRéaliser une veille documentaireUtiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

Faire preuve de rigueur et de précisionFaire preuve de réactivitéFaire preuve de sens des responsabilitésOrganiser son travail selon les priorités et les objectifs