K1419 Services à la personne

Responsable du service des assemblées

Le Responsable du service des assemblées gère la coordination et la préparation des assemblées générales. Organise et supervise les assemblées générales et autres réunions décisionnelles Assure la conformité des procédures et des documents légaux nécessaires pour les assemblées Coordonne avec les différents départements pour la préparation des dossiers à présenter Gère la logistique des événements liés aux assemblées, incluant la location de salles et l'équipement Prépare et diffuse les convocations, ordres du jour, et procès-verbaux Peut conseiller la direction sur les implications légales des décisions prises en assemblée

Comment y accéder

Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac +5, dans des formations incluant des dimensions juridiques et administratives.

Compétences

Savoir-faire

Management

Animer, coordonner une équipe

Communication, Multimédia

Développer des stratégies de communication interneOrganiser des événements de communication interne et externe

Data et Nouvelles technologies

Analyser les impacts des décisions prisesContrôler la conformité des documents légauxMaintenir à jour les documents officiels

Aménagement

Réaliser la mise en place du mobilier, du matériel audio-visuel et informatique des salles de réunions, de conférences

Prévention des risques

Vérifier le fonctionnement des équipements de la salle

Qualité

Surveiller la conformité des procédures

Logistique

Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement

Gestion administrative et comptable

Effectuer des rapports quotidiens d'activitéEtablir une demande d'autorisation, de réservationOrganiser les plannings des audiences et des réunionsPlanifier le calendrier des réunions et assembléesPréparer et équilibrer l'ordre du jour en collaboration avec les différents intervenantsRédiger des procès-verbaux de séance du conseil municipal ou régionalRédiger un compte rendu de réunion

Pilotage et maîtrise des coûts

Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéEnvoyer les convocations aux participants

Droit, contentieux et négociation

Etablir un procès-verbal

Stratégie de développement

Synthétiser et mettre en forme des données pour les présenter lors de réunions stratégiques

Communication

Assurer un rôle d'interface entre les différents services de l'entrepriseCommuniquer les retards ou changements de programmeCommuniquer les résultats aux parties prenantesEncadrer un publicFavoriser un environnement de travail collaboratifMettre en relation les différents acteurs d'un projetOrganiser la diffusion de supports de communicationOrganiser un conseil d'administration, une assemblée généraleParticiper à des réunions multidisciplinairesPréparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelierPréparer les dossiers techniques pour les réunionsPrésenter un bilanSavoir interagir à distance avec des outils de communication numérique (messageries, visioconférence)Travailler en réseau et coopérer avec des profils métiers diversifiés