M1621 Support à l'entreprise

Assistant administratif

L'assistant administratif multilingue assure le bon fonctionnement administratif d'un service ou d'une organisation tout en facilitant les échanges en plusieurs langues. Coordonne les échanges écrits et oraux en plusieurs langues avec les clients, partenaires ou fournisseurs Assure la gestion administrative courante (courriers, emails, classement, archivage et mise à jour des dossiers) Organise les réunions, déplacements professionnels et événements internes ou externes Rédige et traduit des documents, comptes rendus et supports de communication Suit les dossiers administratifs et veille au respect des procédures et des délais

Aussi appelé

Secrétaire bilingueSecrétaire trilingue

Comment y accéder

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau bac à bac+3 dans les domaines de la gestion administrative, de la gestion des entreprises, du commerce international ou en management des organisations, complété par une bonne maîtrise d'au moins deux langues étrangères.

Compétences

Savoir-faire

Management

Organiser des déplacements professionnels

Conseil, Transmission

Assurer la liaison entre des interlocuteurs de langues différentes

Communication, Multimédia

Gérer la communication interne et externe

Data et Nouvelles technologies

Mettre à jour un dossier, une base de donnéesUtiliser des logiciels de gestion administrativeUtiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Gestion des stocks

Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnementsAssurer le suivi des commandes avec les fournisseursAssurer le suivi des commandes et la gestion des stocks

Gestion administrative et comptable

Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrementCollaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiersCollecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)Définir les plannings et congés de ses équipesEffectuer le suivi des commandes, la facturationGérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)Gérer un planningMaintenir à jour les dossiers administratifsOrganiser des réunions et rédiger les comptes rendusRéalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs multilinguesRédiger un rapport, un compte rendu d'activitéTraiter les factures et les paiements

Pilotage et maîtrise des coûts

Assurer la gestion administrative d'une activitéAssurer le suivi de dossiers administratifs

Gestion et contrôle

Réaliser des opérations comptables

Relation client

Accueillir, orienter, renseigner un publicAssister les collaborateurs au niveau commercial ou techniqueGérer les appels téléphoniques entrants et sortantsRépondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Développement commercial

Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects

Communication

Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)Coordonner les échanges avec les clients, partenaires et fournisseurs internationauxEcrire une ou plusieurs langues étrangèresParler une ou plusieurs langues étrangèresPlanifier et organiser des réunionsPréparer des présentations professionnellesRelayer de l'informationTraduire ou adapter des documents professionnels dans les langues de travail