ASSISTANT DE GESTION DES PETITES ENTREPRISES (CFP JALLAIS)

L’assistant de gestion des petites entreprises réalise l'ensemble des tâches administratives nécessaires au fonctionnement de l'entreprise. Il assure l’accueil des tiers tant physique que téléphonique. Il crée et complète les documents administratifs et juridiques et il réalise les commandes nécessaires au fonctionnement de l'entreprise. L’assistant de gestion des petites entreprises assure l'ensemble des tâches comptables et la gestion administrative du personnel. Il réalise la comptabilité de l’entreprise et assure le suivi des variables nécessaires à l'établissement du bulletin de salaire. Il suit également le parcours des salariés au sein de l'entreprise. Dans l’exercice de sa fonction, l’assistant gestion des petites entreprises, peut être amené à contribuer à l'organisation et la mise en œuvre de l'action commerciale. Il participe alors à la mise en œuvre d'une stratégie marketing et à l'organisation de l'action commerciale. De même, il est amené à participer à la stratégie de communication de l'entreprise. Enfin, l'assistant de gestion des petites entreprises collabore au pilotage de l'entreprise en adéquation avec sa culture. Il participe à la gestion des ressources humaines et à la démarche d'amélioration continue de l'entreprise (Labels, certifications, RSE…). Il contribue à la gestion financière de l'entreprise. Il assiste la direction dans son quotidien et dans sa prise de décision.

Gérer l'accueil de l'entreprise en adaptant son activité aux différentes sollicitations et en gérant les situations de communication difficiles pour prendre en compte les demandes extérieures et les orienter vers le bon interlocuteur le cas échéant Contacter l'interlocuteur adapté et solliciter sa contribution afin de permettre l'avancement d'un dossier Concevoir et compléter des documents et outils pour répondre aux besoins de formalisation de l'entreprise avec des outils d'intelligence artificielle, le cas échéant et en tenant de la protection des données personnelles Organiser son travail en priorisant les tâches à effectuer pour éviter toutes ruptures dans le fonctionnement de l'entreprise Produire les documents administratifs pour répondre à des donneurs d'ordre, en utilisant les plateformes numériques le cas échéant Gérer les stocks afin d'éviter toute rupture d'activités en prenant en compte les demandes des collaborateurs Enregistrer les pièces comptables pour permettre un suivi rigoureux et régulier de l'activité économique de l'entreprise en respectant la réglementation en vigueur Saisir les données comptables en s'adaptant aux outils (base de données, plateformes numériques…) afin de respecter les obligations comptables de l'entreprise Réaliser des tableaux de bord pour permettre un suivi des charges de l'entreprise et renégocier les contrats fournisseur le cas échéant Collecter les variables permettant l'établissement des bulletins de salaire afin de les transmettre au cabinet comptable Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel afin de suivre les parcours des salariés (notamment en situation de handicap) au sein de l'entreprise en respectant la législation sociale en vigueur et la protection des données personnelles Participer à l'analyse de l'entreprise, son marché et du comportement des consommateurs pour permettre le développement de nouveaux produits ou services et faire évoluer l'entreprise le cas échéant en respectant la protection des données personnelles Organiser la logistique de la prospection et des évènements commerciaux pour coordonner les actions des différents intervenants en utilisant un outil de planification adapté Participer à l'organisation de la communication externe pour promouvoir les activités de l'entreprise en respectant la charte graphique de l'entreprise Concevoir des outils de communication en utilisant des plateformes ou logiciels de PAO pour communiquer sur l'entreprise Collecter les éléments relatifs aux ressources humaines pour permettre au dirigeant d'anticiper les évolutions des effectifs de l'entreprise en respectant la protection des données personnelles Assurer le suivi des salariés et notamment ceux en situation de handicap pour favoriser le bien-être et la qualité de vie au travail en proposant au dirigeant des évolutions du cadre de travail. Formaliser et intégrer les procédures qualités à sa pratique pour contribuer à la démarche d'amélioration de l'entreprise en respectant les process définis Assurer le suivi financier, prévisionnel et analytique pour permettre au dirigeant de prendre des décisions relatives au fonctionnement de l'entreprise en mettant en place des outils de suivi adaptés Proposer un traitement des informations et une première analyse des données de l'entreprise pour mettre à disposition du dirigeant, les éléments lui permettant une prise de décision concernant le développement de l'entreprise

L'assistant de gestion des petites entreprises exerce essentiellement son activité au sein de Très Petites Entreprises (TPE), voire de Petites et Moyennes Entreprises (PME) des secteurs marchand et non-marchand (associations) que l’on retrouve en particulier sur les territoires ruraux dans tous domaines (industriel, artisanat, commerce, service…). Une grande partie de ces entreprises relève du secteur des entreprises de proximité.