Secrétaire assistant (IFOCOP)

Pour candidater, montre que tu as compris le rôle d’un secrétaire assistant : ce n’est pas seulement “faire de l’administratif”, c’est aider une équipe à fonctionner efficacement. Dans ton dossier ou ton entretien, mets en avant ton sérieux, ta ponctualité, ta capacité à suivre des consignes, à gérer plusieurs tâches et à communiquer correctement avec différents interlocuteurs.

Comme la formation se fait en alternance, prépare-toi à rechercher une entreprise d’accueil. Commence tôt : cible les PME, cabinets, associations, établissements publics, services commerciaux, services RH ou structures de santé autour de Chevilly-Larue, Rungis, Orly, Villejuif, Vitry-sur-Seine et Paris sud. Un CV clair, sans faute, avec tes expériences même courtes — stage, job étudiant, bénévolat, accueil, caisse, aide administrative — peut faire la différence.

Avant l’entretien, entraîne-toi à expliquer pourquoi tu veux travailler dans l’assistanat : goût pour l’organisation, envie d’être utile à une équipe, intérêt pour les outils numériques, sens du contact. Si tu n’as pas encore beaucoup d’expérience, rassure le recruteur avec des exemples concrets : tenue d’un planning, gestion de mails, création d’un tableau Excel, organisation d’un événement scolaire ou associatif.

La formation Secrétaire Assistant proposée par l’IFOCOP, à l’Institut de Formation Commerciale Permanente de Chevilly-Larue, te prépare à un métier très présent dans les entreprises, les associations et les administrations. Elle est accessible à un niveau 4, équivalent bac, et se déroule en alternance, ce qui te permet d’apprendre en centre de formation tout en développant une première expérience professionnelle.

Concrètement, tu apprends à gérer le quotidien administratif d’un service : organiser ton planning, suivre les priorités, classer des documents papier ou numériques, rédiger des courriers, comptes rendus, présentations et supports internes. Une partie importante de la formation porte aussi sur les outils bureautiques, les tableaux de suivi, les messageries, les agendas partagés et les plateformes collaboratives.

Tu travailles également sur la relation avec les clients, les fournisseurs et les équipes internes. Cela peut aller de l’accueil téléphonique ou physique à la gestion de demandes simples, de réclamations de premier niveau, de devis, bons de commande, factures ou relances d’impayés. Tu découvres aussi les bases de la préparation comptable : classer les pièces justificatives, préparer les éléments pour le service comptable et comprendre les rapprochements bancaires.

Cette formation peut te convenir si tu es organisé, à l’aise à l’écrit comme à l’oral, et si tu aimes rendre service, coordonner, suivre des dossiers et faire le lien entre plusieurs personnes. La localisation à Chevilly-Larue, dans le Val-de-Marne, est intéressante pour l’alternance : tu es proche de Paris, d’Orly, du MIN de Rungis et de nombreuses PME, structures publiques, associations et entreprises de services qui ont régulièrement besoin de profils administratifs polyvalents.

Cette formation te prépare à assurer les missions administratives courantes d’une entreprise, d’une association ou d’un service. Tu apprends à organiser ton poste de travail, gérer tes priorités, suivre des procédures et traiter les informations qui circulent dans une équipe. L’objectif est de devenir autonome sur les tâches de secrétariat : classement, archivage, gestion des documents papier et numériques, suivi des demandes et transmission des informations aux bons interlocuteurs.

Tu travailles beaucoup sur la production de documents professionnels : courriers, comptes rendus, notes, rapports, présentations, tableaux de suivi. Tu apprends à rédiger clairement, à respecter les règles de présentation, d’orthographe et de mise en page, et à utiliser les outils bureautiques comme le traitement de texte, le tableur ou les logiciels de présentation. Une partie de la formation porte aussi sur la recherche d’informations, la veille documentaire et la gestion des flux d’information dans un service.

La formation te forme également à l’administration des ventes et des achats. Tu apprends à traiter des devis, bons de commande, bons de livraison et factures, à suivre les commandes, à gérer les fournitures et petits équipements, à contacter des fournisseurs et à participer au suivi des stocks. Tu peux aussi être amené à relancer des factures impayées avec une communication adaptée, par téléphone, mail ou courrier.

• Accueil physique et téléphonique : recevoir un client, un fournisseur, un usager ou un collègue, identifier sa demande et l’orienter correctement.
• Organisation : planifier des rendez-vous, préparer des réunions, aider à organiser des déplacements ou des événements internes.
• Comptabilité de base : classer les justificatifs, distinguer dépenses et recettes, préparer les éléments utiles au service comptable et participer aux rapprochements bancaires.
• Suivi d’activité : créer et mettre à jour des tableaux de bord simples pour aider la hiérarchie à suivre l’activité commerciale ou administrative.

Après cette formation, tu peux viser des postes de secrétaire assistant, assistant administratif, assistant polyvalent, agent administratif, assistant commercial débutant, assistant de service ou chargé d’accueil administratif. Ces métiers existent dans presque tous les secteurs : commerce, industrie, transport, santé, immobilier, formation, collectivités, associations, cabinets de conseil ou services aux entreprises.

Les missions varient selon la structure. Dans une PME, tu peux être très polyvalent : accueil, factures, commandes, planning, suivi des fournisseurs. Dans une grande entreprise ou une administration, ton poste peut être plus spécialisé : gestion d’un service, appui à une équipe, organisation de réunions, traitement de dossiers ou diffusion d’informations internes.

En Île-de-France, le marché est favorable aux profils administratifs capables d’utiliser les outils numériques et de communiquer avec sérieux. Le secteur de Chevilly-Larue bénéficie d’un environnement économique dense, avec la proximité de Rungis, d’Orly et de Paris. En début de carrière, la rémunération se situe souvent autour du SMIC à 1 900 € brut par mois selon l’entreprise, l’expérience et le niveau de responsabilités, avec des évolutions possibles vers assistant de direction, assistant commercial, assistant RH ou gestionnaire administratif.