M1621 Support à l'entreprise

Assistant

L' Assistant de gestion administrative gère la coordination et l'efficacité des processus administratifs au sein des entreprises. Organise et supervise la gestion administrative quotidienne de l'entreprise ou du service Assure le suivi des dossiers administratifs et la mise à jour des documents nécessaires Gère la correspondance et les communications internes et externes Prépare et coordonne les réunions, les déplacements et les événements professionnels Assiste les équipes dans la gestion de projets et le suivi des échéances Contribue à l'amélioration des procédures administratives pour optimiser les flux de travail

Aussi appelé

Assistant / Assistante chef de projetAssistant / Assistante de gestion d'entrepriseAssistant / Assistante qualité servicesAssistant administratif / Assistante administrative de projetChargé / Chargée de voyages en entrepriseSecrétaire d'affairesTechnicien / Technicienne de gestion administrative

Comment y accéder

Cet emploi est accessible avec un Bac + 2 à Bac + 4 un diplôme en management et gestion des entreprises.

Compétences

Savoir-faire

Management

Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail

Communication, Multimédia

Gérer la communication interne et externe

Data et Nouvelles technologies

Maintenir à jour les dossiers administratifsMettre à jour un dossier, une base de donnéesUtiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM)

Gestion des stocks

Assurer le suivi des commandes avec les fournisseursAssurer le suivi des commandes et la gestion des stocks

Gestion administrative et comptable

Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrementCollaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiersCollecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)Définir les plannings et congés de ses équipesEffectuer le suivi des commandes, la facturationGérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)Gérer les plannings d'utilisation des équipementsGérer un planningOrganiser des déplacements professionnelsRédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Pilotage et maîtrise des coûts

Assurer la gestion administrative d'une activitéAssurer le suivi de dossiers administratifsElaborer une stratégie d'achat, optimiser la procédure d'achatUtiliser les outils de gestion et de la relation client

Gestion et contrôle

Améliorer des procédures administrativesAssurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes)Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieuxRéaliser des opérations comptablesRéaliser une gestion comptableTraiter les factures et les rapprochements bancairesVérifier les factures et les paiements

Droit, contentieux et négociation

Rechercher une solution à l'amiable pour prévenir les impayés ou engager une procédure en précontentieuxRéaliser la gestion administrative des contrats

Relation client

Accueillir, orienter, renseigner un publicAssister les collaborateurs au niveau commercial et techniqueFournir des informations claires et précises par téléphoneGérer les appels téléphoniques entrants et sortantsRépondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Développement commercial

Concevoir un devis ou un projet de contratDévelopper et fidéliser la relation clientEmettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospectsFournir des devis détaillés et des explications sur les coûtsGérer les réservations et les itinéraires de voyageMaintenir une relation clientèle de qualitéNégocier des conditions commercialesRéaliser des actions de prospection de vente ou de location

Stratégie de développement

Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrativeElaborer des tableaux de bordOptimiser la performance de l'organisationPlanifier et mettre en ½uvre des projets administratifsPromouvoir une culture d'amélioration continue

Communication

Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)Organiser des réunions internesRelayer de l'information

Organisation

Classer des documentsGérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)Utiliser les outils numériques