CHARGE DE PROJETS EVENEMENTIELS (INSTITUT PROMOTION FORMATION)

A1. Réalisation d’une veille sur les tendances, les innovations et les acteurs du secteur de l’événementiel A2. Evaluation de la demande du commanditaire concernant la réalisation d’un projet événementiel A3. Conception d’une solution innovante et responsable de projet événementiel A4. Organisation technique et logistique du projet événementiel A5. Communication et promotion du projet événementiel A6. Gestion budgétaire du projet événementiel A7. Evaluation de l’impact du projet événementiel A8. Coordination des différents acteurs du projet événementiel A9. Animation de la relation commanditaire au cours du projet événementiel

Organiser une veille sur les tendances du secteur de l’événementiel, en sélectionnant les ressources documentaires à consulter et les manifestations professionnelles auxquelles participer, afin de collecter des informations permettant d’identifier la concurrence. Anticiper les évolutions des tendances et des innovations, notamment technologiques, dans le secteur de l’événementiel, en identifiant les attentes émergentes des commanditaires et des consommateurs et en étudiant l’offre des concurrents, afin d’évaluer leur intérêt et leur potentiel et de déterminer les conditions d’application pour les projets des commanditaires. Définir les caractéristiques du commanditaire, en identifiant sa stratégie, ses valeurs et ses publics cibles, en analysant les différents documents transmis et en effectuant des entretiens, afin de préciser le positionnement de l'entreprise. Analyser la demande d’un commanditaire, en recueillant son brief, en identifiant ses différentes dimensions et les contraintes à prendre en compte et en identifiant les cibles et les adaptations nécessaires pour un public en situation de handicap, afin de déterminer le positionnement du projet événementiel ainsi que ses objectifs, attentes et besoins. Elaborer plusieurs concepts originaux, innovants et responsables du projet événementiel, en respectant les objectifs, les moyens et les contraintes du commanditaire, en favorisant l’expérience participants, en tenant compte des tendances actuelles et en valorisant l’impact social, afin de lui faire des préconisations pouvant présenter plusieurs formats, notamment hybrides. Réaliser le sourcing des acteurs à mobiliser pour le projet événementiel, en recueillant leurs devis et en s’assurant de la cohérence avec le budget et le brief du commanditaire, en évaluant leurs pratiques RSE et leur impact environnemental afin de déterminer les prestataires, fournisseurs et partenaires intervenant dans le projet événementiel. Présenter les propositions de projet événementiel au commanditaire, en réalisant des supports visuels rendant compte de la qualité et de l’originalité des préconisations, notamment à l’aide des nouvelles technologies et en préparant un argumentaire détaillé valorisant les avantages et les intérêts et l’impact environnemental des solutions proposées, afin de convaincre le commanditaire. Etablir un devis relatif au projet événementiel en tenant compte des devis des prestataires et en respectant les ressources et les contraintes budgétaires et calendaires du projet, afin de valider les conditions du projet événementiel avec le commanditaire. Déterminer l’ensemble des actions à conduire pour la réalisation du projet événementiel, en réalisant un retroplanning, en tenant compte des contraintes et conditions de faisabilité techniques, logistiques et organisationnelles, afin d’anticiper tous les besoins et les risques. Identifier les moyens techniques et humains nécessaires à l’accomplissement du projet événementiel, en tenant compte des actions à conduire et des compétences nécessaires à leur mise en œuvre et en respectant les exigences qualité, les délais impartis et le budget alloué, afin de recenser les besoins en prestation. Evaluer divers lieux potentiels en tenant compte des besoins spécifiques de du projet événementiel (localisation, taille, capacité, commodité et ambiance), en négociant les meilleures conditions tarifaires et les services et en réalisant un repérage des lieux (disposition et configuration des espaces, équipements) afin de sélectionner l’emplacement approprié et de planifier la logistique de l’événement. Contrôler la conformité du lieu aux exigences légales, sécuritaires et sanitaires relatives à la mise en œuvre du projet événementiel, en s’assurant du respect des normes de sécurité et des réglementations locales pour les événements publics ou privés et en évaluant les conditions d’accessibilité pour tous les publics, notamment les personnes en situation de handicap, afin de réduire les risques de litige et de favoriser une expérience positive pour toutes les parties prenantes. Réaliser une feuille de route opérationnelle, en structurant chronologiquement les phases constitutives du projet événementiel, en précisant chaque intervention et animation et en indiquant les équipes à mobiliser, afin de déterminer le déroulement précis du projet événementiel et de la restituer sous la forme d’un conducteur ou d’un tableau synoptique. Déterminer une stratégie de communication du projet événementiel avec le commanditaire, en veillant à la conformité des messages au regard de la demande initiale et des besoins identifiés, en vérifiant la pertinence du style graphique et rédactionnel pour qu’il soit adapté à la nature du support utilisé et aux publics cibles et en mobilisant les outils de communication créatifs et innovants, afin de promouvoir le projet événementiel auprès des différentes cibles. Interagir avec le public tout au long du projet événementiel en mobilisant les outils de communication adaptés, le cas échéant digitaux, en répondant aux questions, en recueillant les commentaires et en diffusant, selon la nature de l’événement, les contenus en direct afin d’encourager l’engagement autour du projet événementiel. Contrôler la gestion et l’engagement des dépenses effectuées tout au long du projet, en mettant en place des indicateurs de performance et en effectuant des reportings réguliers auprès du commanditaire, afin d’anticiper les éventuels dépassements du budget. Présenter un rapport de gestion budgétaire des différentes actions réalisées, en analysant si besoin les raisons des dépassements ou les ajustements apportés au budget initial et en mesurant la marge bénéficiaire du projet événementiel, afin de mesurer les actions mises en œuvre et évaluer leur pertinence. Réaliser un bilan qualitatif du projet événementiel, en analysant les éventuels dysfonctionnements et problèmes rencontrés sur les plans technique, logistique et organisationnel, en évaluant l’efficacité des mesures correctives prises et en identifiant les vecteurs de réussite et les axes d’amélioration afin d’identifier et reproduire les bonnes pratiques. Evaluer les retombées du projet événementiel pour le commanditaire, en utilisant les outils de mesure de satisfaction et d'impact adaptés, en recueillant les commentaires du commanditaire et des participants et en analysant les résultats obtenus, afin de contrôler l’atteinte des objectifs visés. Définir le rôle des différentes parties prenantes du projet événementiel, en précisant les objectifs à atteindre, les tâches à réaliser, le niveau de qualité à respecter et les délais à tenir et en prenant les dispositions nécessaires pour l’inclusion de chacun, notamment dans le cadre d’une situation de handicap et dans un contexte multiculturel, afin de coordonner l’avancement des tâches. Formaliser des documents de travail complets, en apportant un niveau d’information suffisant pour guider les parties prenantes dans la réalisation de leurs tâches d’un point de vue créatif et technique et en définissant les méthodologies à utiliser, afin de favoriser leur collaboration sur le projet événementiel. Superviser l’ensemble des étapes de production, en effectuant un suivi régulier individuel et en animant des réunions de travail, en français ou en anglais, avec toutes les parties prenantes, afin de les alerter en cas de dysfonctionnement et de trouver des solutions adaptées aux problèmes rencontrés, techniques ou humains. Définir des modalités de fonctionnement et de communication adaptées au commanditaire, en déterminant la nature et la fréquence des interactions en fonction des spécificités du projet événementiel, afin d’assurer la fluidité des échanges. Animer des réunions régulières avec le commanditaire durant la préparation du projet événementiel, en lui présentant l’avancée des opérations et les éventuels problèmes ou contre-temps rencontrés, afin de recueillir les besoins d’adaptation. Accompagner le commanditaire durant la réalisation du projet événementiel, en lui apportant les indications techniques et temporelles, en veillant à la satisfaction de ses demandes et en anticipant les éventuels aléas afin d'assurer le bon déroulement du projet événementiel.