K1419 Services à la personne
Responsable du service des assemblées
Le Responsable du service des assemblées gère la coordination et la préparation des assemblées générales. Organise et supervise les assemblées générales et autres réunions décisionnelles Assure la conformité des procédures et des documents légaux nécessaires pour les assemblées Coordonne avec les différents départements pour la préparation des dossiers à présenter Gère la logistique des événements liés aux assemblées, incluant la location de salles et l'équipement Prépare et diffuse les convocations, ordres du jour, et procès-verbaux Peut conseiller la direction sur les implications légales des décisions prises en assemblée
Comment y accéder
Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac +5, dans des formations incluant des dimensions juridiques et administratives.
Compétences
Savoir-faire
Management
Animer, coordonner une équipe
Communication, Multimédia
Développer des stratégies de communication interneOrganiser des événements internes
Data et Nouvelles technologies
Analyser les impacts des décisions prisesContrôler la conformité des documents légauxMaintenir à jour les documents officiels
Prévention des risques
Vérifier le bon fonctionnement des équipements de la salle
Qualité
Surveiller la conformité des procédures
Logistique
Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement
Gestion administrative et comptable
Envoyer les convocations aux participantsEtablir des rapports d'activité détaillésEtablir une demande d'autorisation, de réservationGérer les équipements nécessaires de la salle de réunion (audiovisuel, informatique)Organiser les plannings des audiences et des réunionsPlanifier le calendrier des réunions et assembléesPréparer et équilibrer l'ordre du jour en collaboration avec les différents intervenantsRédiger des comptes rendus de réunionsRédiger des procès-verbaux de séance du conseil municipal ou régionalRédiger un compte rendu de réunion
Pilotage et maîtrise des coûts
Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Droit, contentieux et négociation
Etablir un procès-verbal
Stratégie de développement
Synthétiser et mettre en forme des données pour les présenter lors de réunions stratégiques
Communication
Assurer un rôle d'interface entre les différents services de l'entrepriseCommuniquer les retards ou changements de programmeCommuniquer les résultats aux parties prenantesEncadrer un publicFavoriser un environnement de travail collaboratifMettre en relation les différents acteurs d'un projetOrganiser la diffusion de supports de communicationOrganiser un conseil d'administration, une assemblée généraleParticiper à des réunions multidisciplinairesPréparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelierPréparer les dossiers techniques pour les réunionsPrésenter un bilanSavoir interagir à distance avec des outils de communication numérique (messageries, visioconférence)Travailler en réseau et coopérer avec des profils métiers diversifiés
Organisation
Archiver des dossiers et documents de référence
Savoir-être professionnels
Avoir l'esprit d'équipeFaire preuve de rigueur et de précisionOrganiser son travail selon les priorités et les objectifs
Contexte de travail
Statut d'emploi
Salarié secteur privé (CDI, CDD) Salarié secteur public
Conditions de travail et risques professionnels
Possibilité de télétravail Travail en mode projet
Horaires et durée du travail
Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité
Types de structures
Collectivités territoriales Entreprises et milieux professionnels Organisme public
Formations qui préparent à ce métier
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Secteurs d'activité
Gestion administrative et ressources humaines